Підбір персоналу — стратегічно важливий процес для бізнесу, але часто він передбачає так багато адміністративної роботи, що співробітники HR-відділу не можуть зосередитися на своїх ключових пріоритетах. Свіже дослідження Gartner засвідчило, що одним із п’яти пріоритетів для 60% HR-керівників у 2023 році є забезпечення ефективного управління та менеджменту. 53% вважають організаційну структуру та управління змінами необхідними для стабілізації економічних, політичних і цифрових трансформацій, але прагнення співробітників до змін знизилося на 36% з 2016 року. Викликає занепокоєння той факт, що 46% керівників стверджують, що залучення необхідних талантів є запорукою успіху, проте понад 1/3 з них оцінюють свої поточні стратегії у цій галузі як вкрай недосконалі. Нарешті, 42% стурбовані прогнозуванням і забезпеченням потреб щодо робочої сили в майбутньому.
Оскільки відділи кадрів стають дедалі більш перевантаженими повторюваними адміністративними завданнями, вони звертаються до чат-ботів зі штучним інтелектом для автоматизації процесів. Використання спеціально запрограмованих HR-чат-ботів як першої лінії контакту між співробітниками та відділом кадрів дає змогу автоматизувати рутинні комунікації та підвищити оперативність роботи відділу. У статті Gartner вказано, що до 2023 року 75% HR-запитів буде оброблятися розмовним штучним інтелектом. ШІ-чат-боти покращують досвід співробітників, тим самим оптимізуючи адміністративну і транзакційну роботу HR-відділів. Це дає змогу вивільнити до 70% часу HR-персоналу, перерозподіливши його з адміністративних на першочергові стратегічні завдання, наведені вище.
Пошук талантів
Успішна стратегія залучення талантів вимагає органічного постингу та платної реклами через широкий спектр каналів комунікації. Вона дозволяє зібрати величезну кількість заявок, що, в свою чергу, може перевантажити HR-персонал. Щоб врегулювати навантаження, ви можете встановити чат-бота зі штучним інтелектом у Facebook, LinkedIn, WhatsApp, SMS або на своєму сайті й автоматизувати стандартні процеси залучення нових співробітників. Зробивши чат-бота доступним у такому популярному каналі, як WhatsApp, один із наших клієнтів відзначив, що кількість переходів за посиланням (CTR) сягнула 77%, оскільки співробітники повною мірою використовували самообслуговування для вирішення своїх питань, пов’язаних із подачею резюме та онбордингом.
Серед основних переваг бота — здатність обслуговувати одночасно кілька кандидатів, відповідати на найпоширеніші запитання 24/7 і планувати співбесіди, виключаючи при цьому помилки, зумовлені людським фактором. Ця безмежна масштабованість може бути особливо цінною в таких галузях, як туризм, де спостерігаються сезонні сплески найму додаткового персоналу.
Автономний відбір
Після отримання заявок на працевлаштування ваш HR-чат-бот може проводити відбір кандидатів, ставлячи уточнювальні запитання, щоб переконатися, що вони мають необхідний досвід, перевіряти резюме на наявність ключових слів і збирати документи для перевірки правдивості вказаної інформації. Більшість співбесід містять щонайменше одну оцінку компетенцій, і цим також може керувати ваш HR-бот. Можливості самообслуговування та підтримки на вимогу, які забезпечує чат-бот, полегшують кандидатам пошук нової роботи і дають змогу врегулювати цей процес із робочим графіком на поточному місці.
Балансування
Звичайно, щоб перемогти у боротьбі за таланти, необхідно збалансувати використання чат-ботів та людське спілкування. Це дасть змогу кандидатам відчути культуру компанії, а відділ кадрів під час найму зможе спиратися не тільки на навички кандидата, а й на його індивідуальність. Автоматизація завдань першого етапу відбору і звуження пулу кандидатів від сотень до кількох обраних дає змогу співробітникам HR-відділу зосередитися на забезпеченні чудового досвіду особистого спілкування з кандидатами, які дійшли до етапу живого інтерв’ю.
Підтримка залученості нових співробітників
52% кандидатів кажуть, що в процесі пошуку роботи найбільше їх засмучує небажання потенційного роботодавця відповідати на запити. Це створює погане враження про культуру вашої компанії і може завдати шкоди репутації вашої організації, оскільки кандидати можуть передавати своє невдоволення з вуст в уста або через соціальні мережі. Ваш чат-бот зі штучним інтелектом може заповнити ці прогалини в комунікації, запевнити кандидата, що його заявку було отримано, а також ввічливо й оперативно повідомити людину, якщо вона не відповідає вимогам позиції. Важливо пам’ятати, що, навіть якщо кандидат не відповідає вимогам відкритої на цей момент вакансії, він може ідеально підійти на іншу позицію в майбутньому або знати відповідного кандидата. Ба більше, люди з більшою ймовірністю рекомендуватимуть вашу компанію, якщо у них був чудовий досвід спілкування в процесі пошуку роботи. Відібраним кандидатам ваш HR-бот може надсилати корисні нагадування про час співбесіди, завдання і навіть посилання на біографії членів команди, які проводитимуть живе інтерв’ю.
Онбординг
Після прийому на роботу, але до її початку
Після того, як кандидату запропонували посаду, зазвичай проходить від одного до трьох місяців, перш ніж він приступить до роботи. Ваш HR-чат-бот ідеально підходить для підтримки взаємодії з кандидатом на цьому етапі. Він може відповісти на будь-які додаткові запитання кандидатів або надіслати їм корисні ресурси та посилання. Деякі нові співробітники будуть вдячні за анонімність, яку забезпечує чат-бот. У них можуть бути делікатні або особисті питання, наприклад, пов’язані з юридичними аспектами, індивідуальними особливостями, інвалідністю тощо. Або вони можуть мати дійсно багато запитань, і просто не хочуть монополізувати час свого менеджера або представника HR. Крім того, чат-бота можна запрограмувати так, щоб у разі виникнення непосильних для нього складних або емоційних запитань, він пропонував переключити розмову на співробітника відділу кадрів. Переконайтеся, що в чаті завжди є CTA-кнопка, яка пропонує таку можливість, щоб нові співробітники відчували підтримку.
Оптимізація процесу онбордингу
90% компаній стикаються зі звільненнями нових співробітників під час онбордингу, і однією з основних причин цього є занадто довгий і складний процес. Ба більше, до 20% нових співробітників звільняються протягом перших 45 днів роботи на новій посаді, а 33% — через пів року. Це ще раз підкреслює важливість спрощення, раціоналізації та підвищення ефективності процесів онбордингу та початкового навчання нових співробітників. І тут дійсно може допомогти чат-бот. Завдяки ньому в HR-працівників і менеджерів вивільняється час для того, щоб допомогти новому співробітнику отримати відчуття повної залученості у колектив і комфорту в своїй новій ролі. Ваш чат-бот повинен запитувати регулярний зворотний зв’язок протягом усього періоду онбордингу, щоб збирати дані про те, як нові співробітники ставляться до компанії. Боти з функцією відстеження настроїв можуть оцінювати ситуацію в режимі реального часу і негайно залучати представника HR, якщо виникла проблема. Переконайтеся, що ви запрограмували свого бота на отримання анонімних відгуків від усіх нових співробітників й використовуйте ці дані для постійного поліпшення процесу онбордингу.
Довгострокова економія витрат
Поліпшення досвіду онбордингу здатне допомогти вашому бізнесу заощадити. У Великій Британії прийом на роботу нового співробітника обходиться в середньому в 3 тисячі фунтів стерлінгів. Ба більше, коли кандидати йдуть, на заміну співробітника середньої ланки витрачається близько 20% від його зарплати, а на заміну керівника – до 213%! На щастя, чудова підготовка до онбордингу може підвищити рівень утримання співробітників на 82%. Так розумне поєднання швидкості та ефективності вашого ШІ-чат-бота з доброзичливим і емпатичним людським спілкуванням є безпрограшним варіантом як для співробітників, так і для бізнесу.
Кар’єрний ріст
Навіть після онбордингу ваш ШІ-чат-бот може продовжувати підвищувати залученість співробітників та ефективність HR-департаменту. Збір даних чат-ботом на кожному етапі кар’єри співробітника допомагає відстежувати баланс між роботою та особистим життям, оцінювати рівень щастя і лояльності, щоб покращувати якість співпраці в майбутньому. 41% усіх співробітників кажуть, що можливості кар’єрного зростання мають вирішальне значення для задоволеності роботою, а для 76% міленіалів це — один із найважливіших аспектів корпоративної культури. Це також важливо для кандидатів, коли вони вирішують, на яку посаду претендувати: 76% кажуть, що компанія привабливіша, якщо в ній чітко прописані навчання, розвиток і кар’єрне зростання.
Чіткіший кар’єрний шлях
Ваш HR-чат-бот здатен відіграти важливу роль у навчанні та розвитку. Він може відповідати на запитання про те, як просунутися кар’єрними сходами, про доступні додаткові програми підвищення кваліфікації та про CPD, які необхідно проходити щорічно.
Ваш HR-бот також має регулярно проводити опитування, щоб переконатися, що співробітники розуміють, як вони можуть просунутися по службі і що їм доступне необхідне навчання. Можна ставити такі запитання, як «Якою ви бачите свою кар’єру через 12 місяців?» або «Чи задоволені ви своїм кар’єрним зростанням?». Якщо співробітник відповідає негативно, бот може пов’язати його з корисними робочими процесами з розвитку кар’єри або призначити зустріч із представником відділу кадрів. Після навчання співробітники можуть звернутися до вашого бота за додатковою інформацією з теми, яка ще потребує прояснення, що заощадить їхній час.
Гнучке управління ефективністю
Щорічні або навіть щоквартальні огляди — це архаїчний спосіб визначення ефективності роботи співробітників. Дослідження свідчать, що 58% HR-керівників вважають, що їхні поточні рішення з управління продуктивністю неефективні та викликають стрес. Крім того, в процесі роботи вони можуть знизити продуктивність на 40%! Незважаючи на це, Bloomberg повідомляє, що 90% компаній все ще покладаються на цей монолітний підхід. На щастя, ваш HR-чат-бот може допомогти вам замінити цей атавізм на гнучку, безперервну систему управління продуктивністю, що базується на заповненні менеджерами та членами команди опитувань і відгуків через короткі проміжки часу, наприклад, щотижня або щомісяця. Чат-бот забезпечує середовище, яке менш знеособлене, ніж заповнення форм, і менш конфронтаційне, ніж тривалий щорічний іспит 1-на-1.
Висновки
Для компаній, які прагнуть поліпшити досвід роботи зі співробітниками, забезпечити безперешкодний онбординг, підвищити задоволеність роботою і впорядкувати комунікацію та інші процеси в HR-відділі, ШІ-чат-боти є чудовим рішенням. Вони дають співробітникам відділу HR і менеджерам можливість бачити ситуацію в масштабах усього підприємства й отримувати дані для постійного вдосконалення. Не дивно, що свіже опитування ServiceNow показало, що 92% HR-керівників вважають чат-боти зі штучним інтелектом ключем до чудової залученості співробітників у майбутньому. Дуже важливо, що чат-бот також економить час і гроші вашого відділу кадрів: він дає змогу зосередитися на більш тонких стратегічних процесах зі створення цінності, на складних або емоційних проблемах працівників, які може розв’язати тільки емпатична людина.
Рекомендуємо прочитати: Ці мультиканальні чат-боти також можуть стати частиною ширшої стратегії обміну бізнес-повідомленнями для більш організованих бесід з HR-відділом та інших внутрішніх комунікацій. Щоб дізнатися більше, прочитайте наш блог «Як підвищити залученість співробітників за допомогою CPaaS: 5 стратегій».