Повідомлення про конфіденційність кандидатів
Ми хотіли б надати вам важливу інформацію про конфіденційність щодо обробки ваших персональних даних у процесі підбору персоналу в компанії GMS AG як контролера даних (далі — GMS), що знаходиться за адресою Schochenmühlestrasse 2, 6340 Baar, Швейцарія, та/або її афілійованих осіб по всьому світу (далі — "GMS"). Ми цінуємо вашу заявку і зобов'язуємося захищати ваші персональні дані.
Місія GMS полягає у створенні та підтримці надійних методів захисту даних та конфіденційності, які захищають особисту інформацію та зміцнюють довіру до наших інноваційних рішень.
Бачення GMS щодо конфіденційності — бути визнаним лідером у сфері конфіденційності та захисту даних у світі електронних комунікацій, надаючи сумісні, безпечні, відповідальні та прозорі інноваційні рішення, які створюють цінність та зміцнюють довіру між нашими клієнтами та їхніми клієнтами.
I. Цілі обробки даних
GMS збирає, використовує та обробляє персональні дані кандидатів з наступною метою:
- Оцінити право кандидатів на працевлаштування та їхню придатність для виконання конкретних ролей;
- Управління процесом набору та відбору персоналу;
- Спілкування з кандидатами щодо можливостей працевлаштування та процесу найму;
- Проводити перевірку біографічних даних, перевірку рекомендацій та верифікацію;
- Оцінювати кваліфікацію та навички кандидатів на відповідність заявленій посаді;
- Встановлення та підтримання контакту з кандидатом під час процесу підбору персоналу;
- Дотримуватися юридичних зобов'язань та нормативних вимог;
- Ведення обліку та статистики підбору персоналу;
- Розглядати кандидатів у майбутніх процесах підбору персоналу та можливостях працевлаштування;
II. Типи даних
Під час процесу підбору персоналу GMS збирає та обробляє різні типи ваших персональних даних, зокрема
- Ідентифікаційні дані: наприклад, ім'я;
- Контактні дані: адреса електронної пошти, номер телефону, поштова адреса;
- Професійна кваліфікація: резюме, рекомендаційні листи та записи співбесіди;
- Трудовий стаж: інформація про попередніх роботодавців, назви посад і дати працевлаштування;
- Освіта: академічна кваліфікація, наукові ступені та сертифікати;
- Навички та компетенції: інформація, що має відношення до посади, на яку претендує кандидат;
- Інша інформація: будь-яка інша інформація, добровільно надана кандидатом під час процесу відбору, наприклад, контактна інформація для рекомендацій.
III. Вимога щодо надання даних та наслідки
Надання персональних даних до GMS необхідне для оцінки Вашого права на працевлаштування та придатності до конкретної посади, а також для управління процесом набору та відбору персоналу. Ненадання запитуваних персональних даних може призвести до того, що GMS не зможе оцінити вашу кваліфікацію та навички для посади, на яку ви претендуєте, зв'язатися з вами щодо можливостей працевлаштування, провести необхідну перевірку біографії та рекомендацій або підтримувати з вами зв'язок під час процесу найму на роботу. У таких випадках GMS може бути не в змозі повністю розглянути вашу заяву або продовжити процес найму.
IV. Правова основа
Правові підстави GMS для законної обробки персональних даних залежать від зібраних персональних даних і контексту, в якому вони збираються. Однак правові підстави для обробки персональних даних кандидатів можуть включати
- Обробка необхідна для виконання договору або для того, щоб вжити заходів на вимогу суб'єкта даних до укладення договору (наприклад, трудового договору, договору B2B);
- Дотримання правових зобов'язань, на які поширюється дія контролера;
- Згода кандидата на обробку його персональних даних для однієї або декількох конкретних цілей, якщо це необхідно.
Згода кандидата може знадобитися для конкретних цілей в контексті процесу найму, таких як
- Збір конфіденційних даних — якщо процес найму передбачає збір особливих категорій персональних даних про кандидата, таких як інформація, пов'язана зі здоров'ям, расою, релігією або іншими особливими категоріями даних відповідно до GDPR, буде необхідна явна згода кандидата. Наприклад, якщо кандидат добровільно надає інформацію про інвалідність, щоб подати запит на пристосування під час процесу найму, необхідна його явна згода на обробку цих чутливих даних.
- Перевірка рекомендацій — При проведенні перевірки рекомендацій, особливо якщо ця перевірка передбачає контакт з особами, не зазначеними в резюме або заявці кандидата, кандидату може знадобитися надати згоду на зв'язок з його рекомендателями.
- Перевірка біографічних даних — якщо GMS проводить перевірку біографічних даних, яка виходить за рамки стандартної перевірки працевлаштування, необхідна згода кандидата. У згоді повинні бути вказані типи перевірок, які будуть проводитися, та їхня мета.
- Майбутні можливості працевлаштування — GMS може запросити згоду на збереження даних кандидата для майбутніх можливостей працевлаштування, якщо його не буде обрано на поточну посаду.
GMS завжди обов'язково уточнює, на якій правовій підставі компанія має намір збирати та обробляти персональні дані.
V. Зберігання даних
GMS зберігатиме персональні дані кандидатів протягом усього процесу найму, для якого ці дані були зібрані. Персональні дані будуть надійно видалені після завершення процесу набору персоналу. Це відбувається протягом 6 місяців після завершення процесу найму, якщо чинне законодавство не вимагає іншого терміну зберігання.
Якщо ви надали явну згоду на збереження ваших даних для розгляду в майбутніх процесах підбору персоналу та можливостей працевлаштування, застосовуються наступні принципи. GMS надійно зберігатиме ваші Персональні дані протягом визначеного періоду, як правило, 24 місяців з дати надання згоди. Цей період зберігання дозволяє GMS розглядати ваші кандидатури на відповідні посади, які можуть з'явитися в майбутньому. Якщо ви надали згоду, ви маєте право відкликати її в будь-який час. Після отримання такого відкликання GMS негайно припинить обробку ваших даних для майбутніх можливостей найму на роботу. Наприкінці визначеного періоду зберігання, якщо відповідна можливість працевлаштування не з'явилася, персональні дані будуть надійно видалені або анонімізовані.
VI. Розкриття даних та передача третім особам
GMS може знадобитися поділитися вашими Персональними даними з наступними сторонами:
- Юридичним особам та афілійованим особам GMS.
- Зовнішнім постачальникам послуг, наприклад, постачальникам хмарних послуг.
- Регуляторним органам та правоохоронним органам, якщо це вимагається законом.
- Третім особам, залученим до процесу підбору персоналу, таким як рекрутингові агентства, інтерв'юери та оцінювачі.
Оскільки в Україні, Пакистані та інших країнах, що не входять до ЄЕЗ, де розташовані підрозділи GMS, не забезпечується такий же рівень захисту персональних даних, як у Європейському економічному просторі (ЄЕЗ), з метою забезпечення належного захисту при такій передачі даних GMS уклала угоду про передачу даних, що відповідає Стандартним договірним положенням Комісії ЄС про передачу персональних даних у треті країни, з іншими підрозділами GMS, що не входять до ЄЕЗ, в країнах, які не визнані такими, що забезпечують такий же рівень захисту персональних даних, як у ЄЕЗ.
Що стосується сторонніх постачальників послуг, розташованих на територіях за межами ЄЕЗ, які не забезпечують рівень захисту Персональних даних, еквівалентний рівню захисту, що надається в домашній юрисдикції кандидата, GMS буде (i) проявляти належну належну обачність при виборі таких сторонніх постачальників послуг і (ii) вимагати за допомогою відповідних договірних заходів, щоб такі сторонні постачальники послуг підтримували адекватні технічні та організаційні заходи безпеки для захисту Персональних даних кандидатів, а також обробляли Персональні дані тільки відповідно до вказівок GMS і ні для яких інших цілей.
Будь-яка передача Персональних даних одному з вищезазначених одержувачів, розташованому в країні за межами ЄЕЗ, яка не визнана такою, що забезпечує такий самий рівень захисту Персональних даних, як у ЄЕЗ, буде здійснюватися на підставі угоди про передачу даних, що відповідає Стандартним договірним положенням Європейської Комісії щодо передачі даних у треті країни, або іншого механізму передачі даних відповідно до чинного законодавства про захист даних.
GMS не може гарантувати виключення розкриття Персональних даних будь-яким судовим, адміністративним, поліцейським, правоохоронним або регулюючим органам, якщо існує юридичне зобов'язання або законний інтерес до цього. Рішення вищезазначених органів може містити посилання на Персональні дані або включати їх і бути загальнодоступним.
VII. Ваші права
Як кандидат, який бере участь у процесі відбору, ви маєте різні права. Ці права призначені для того, щоб ви могли контролювати свої персональні дані, і включають в себе
- право на доступ — ви маєте право отримати від GMS підтвердження того, чи обробляються ваші персональні дані, і, якщо це так, то ви маєте право на доступ до цих даних. Це включає в себе отримання копії персональних даних, які обробляються. У запиті на доступ може бути відмовлено, якщо дані містять інформацію, яка порушує права і свободи інших осіб, або якщо вони суперечать юридичним зобов'язанням GMS;
- право на виправлення — якщо ви вважаєте, що персональні дані, якими володіє GMS, є неточними або неповними, ви маєте право вимагати від GMS виправлення або доповнення цих даних без невиправданої затримки. У разі виникнення суперечки щодо точності ваших даних GMS зобов'язується оперативно розглянути та вирішити цю суперечку, забезпечуючи справедливість і прозорість;
- право на видалення — ви можете вимагати видалення ваших персональних даних за певних умов, наприклад, коли дані більше не потрібні для цілей, для яких вони були зібрані, або якщо ви відкликаєте згоду, на якій ґрунтується обробка. GMS може відмовити в задоволенні запиту на видалення, щоб виконати юридичне зобов'язання, для виконання завдання, що здійснюється в інтересах суспільства, або для встановлення, здійснення або захисту правових претензій;
- право на обмеження персональних даних;
- право на перенесення даних;
- право на відкликання згоди — участь у процесі рекрутингу є добровільною, і ви маєте право відкликати свою згоду в будь-який час без будь-яких негативних наслідків. Відкликання згоди не вплине на законність будь-якої обробки, здійсненої до відкликання, а також не вплине на обробку персональних даних, здійснену на інших законних підставах, окрім згоди;
- право подати скаргу або занепокоєння до місцевого органу захисту даних, якщо ви вважаєте, що ваші права були порушені.
Умови та обмеження
Важливо зазначити, що ці права не є абсолютними і можуть підлягати умовам або обмеженням відповідно до чинного законодавства. Наприклад, якщо здійснення одного з цих прав може призвести до розкриття персональних даних іншої особи, або якщо це порушує права третьої сторони, GMS може обмежити ваш доступ або відхилити запит. GMS також може відхилити запит, якщо він є необґрунтованим, надмірно повторюваним або якщо доступ до запитуваної інформації вимагає непропорційних технічних зусиль або витрат.
Вирішення спорів
У разі виникнення суперечки щодо вашого запиту або точності ваших Персональних даних, GMS буде вести з вами прозорий діалог для вирішення ваших проблем. Ми проінформуємо вас про дії, вжиті для вирішення суперечки, включаючи будь-які внесені виправлення або причини відмови у внесенні запитуваних змін.
VIII. Автоматизоване прийняття рішень і профілювання
GMS не використовує автоматизовані процеси прийняття рішень, включаючи профайлінг, для цілей, зазначених вище.
IX. Контактна інформація та відповідальний за захист даних
Для запитів або запитів щодо ваших даних, будь ласка, звертайтеся до нашого співробітника з питань захисту даних за адресою dataprotection@gms.net.