Datenschutzhinweis für Bewerber

Die Bereitstellung personenbezogener Daten an GMS ist für die Bewertung Ihrer Eignung für eine Beschäftigung und die Eignung für eine bestimmte Rolle sowie für die Verwaltung des Einstellungs- und Auswahlverfahrens erforderlich. Die Nichtbereitstellung der angeforderten personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass GMS nicht in der Lage ist, Ihre Qualifikationen und Fähigkeiten für die beantragte Stelle zu beurteilen, mit Ihnen über Beschäftigungsmöglichkeiten zu kommunizieren, notwendige Hintergrund- und Referenzprüfungen durchzuführen oder während des Einstellungsverfahrens mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. In solchen Fällen ist GMS möglicherweise nicht in der Lage, Ihre Bewerbung in vollem Umfang zu berücksichtigen oder den Einstellungsprozess fortzusetzen.

IV. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage von GMS für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten hängt von den erhobenen personenbezogenen Daten und dem Kontext ab, in dem sie erhoben werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern kann jedoch Folgendes umfassen:

• Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich oder um auf Antrag der betroffenen Person vor dem Abschluss eines Vertrags (z. B. Arbeitsvertrag, B2B-Vertrag) Maßnahmen zu ergreifen;
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt;
• Einwilligung des Bewerbers in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke, sofern erforderlich.

Die Zustimmung des Bewerbers kann für bestimmte Zwecke im Rahmen des Einstellungsverfahrens erforderlich sein, wie z. B.:

• Erhebung sensibler Daten - Wenn im Rahmen des Einstellungsverfahrens besondere Kategorien personenbezogener Daten über den Bewerber erhoben werden, z. B. Informationen über Gesundheit, Ethnie, Religion oder andere besondere Datenkategorien im Sinne der DSGVO, ist die ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Wenn der Bewerber zum Beispiel freiwillig Informationen über eine Behinderung angibt, um während des Einstellungsverfahrens eine Unterkunft zu beantragen, ist seine ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung dieser sensiblen Daten erforderlich.
• Überprüfung von Referenzen - Bei der Überprüfung von Referenzen, insbesondere wenn dabei Personen kontaktiert werden, die nicht im Lebenslauf oder in der Bewerbung des Bewerbers aufgeführt sind, muss der Bewerber unter Umständen sein Einverständnis geben, dass seine Referenzpersonen kontaktiert werden dürfen.
• Hintergrundüberprüfungen - Wenn GMS Hintergrundüberprüfungen durchführt, die über die übliche Überprüfung der Beschäftigung hinausgehen, ist die Zustimmung des Bewerbers erforderlich. In der Zustimmung sollte angegeben werden, welche Arten von Überprüfungen durchgeführt werden und zu welchem Zweck.
• Künftige Stellenausschreibungen - GMS kann die Zustimmung einholen, die Daten eines Bewerbers für künftige Stellenausschreibungen aufzubewahren, wenn der Bewerber für die aktuelle Stelle nicht ausgewählt wird.

GMS wird immer angeben, auf welcher Rechtsgrundlage es beabsichtigt, personenbezogene Daten zu sammeln und zu verarbeiten.

V. Aufbewahrung von Daten

GMS speichert die personenbezogenen Daten der Bewerber für die Dauer des jeweiligen Einstellungsverfahrens, für das die Daten erhoben wurden. Nach Beendigung des Einstellungsverfahrens werden die personenbezogenen Daten sicher gelöscht. Dies geschieht innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens, es sei denn, das geltende Recht schreibt eine andere Aufbewahrungsfrist vor.

Wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben, dass Ihre Daten zur Berücksichtigung bei zukünftigen Einstellungsverfahren und Beschäftigungsmöglichkeiten aufbewahrt werden, gelten die folgenden Grundsätze. GMS wird Ihre personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel 24 Monate, ab dem Datum der Einwilligung sicher aufbewahren. Diese Aufbewahrungsfrist ermöglicht es GMS, Sie für geeignete Positionen, die sich in der Zukunft ergeben könnten, zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. GMS wird die Verarbeitung Ihrer Daten für künftige Stellenausschreibungen unverzüglich einstellen, sobald der Widerruf eingegangen ist. Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten sicher gelöscht oder anonymisiert, wenn sich keine passende Beschäftigungsmöglichkeit ergeben hat.

VI. Offenlegung von Daten und Übermittlung an Dritte

GMS muss Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an die folgenden Parteien weitergeben:

• GMS-Einheiten und verbundene Unternehmen.
• Externe Dienstleister, wie z. B. Anbieter von Cloud-Diensten.
• Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Dritte, die in den Einstellungsprozess involviert sind, wie z.B. Personalvermittlungsagenturen, Interviewer und Prüfer.

Da die Ukraine, Pakistan und andere Nicht-EWR-Länder, in denen GMS-Einheiten ansässig sind, nicht das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten wie der Europäische Wirtschaftsraum (EWR), hat GMS, um einen angemessenen Schutz für solche Datenübertragungen zu gewährleisten, eine Datenübertragungsvereinbarung gemäß den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer mit anderen Nicht-EWR-GMS-Einheiten in Ländern abgeschlossen, die nicht das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten wie der EWR.

In Bezug auf Drittdienstleister, die in Gebieten außerhalb des EWR ansässig sind und kein Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten, das dem im Heimatland des Kandidaten nicht gleichwertig ist, wird GMS (i) bei der Auswahl solcher Drittdienstleister eine angemessene Sorgfaltspflicht walten lassen und (ii) durch geeignete vertragliche Maßnahmen verlangen, dass diese Drittdienstleister angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten der Kandidaten aufrechterhalten und die personenbezogenen Daten nur auf Anweisung von GMS und für keine anderen Zwecke verarbeiten.

Jegliche Übermittlung personenbezogener Daten an einen der oben genannten Empfänger, der in einem Land außerhalb des EWR ansässig ist, das anerkanntermaßen nicht das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet wie der EWR, erfolgt auf der Grundlage eines Datenübermittlungsvertrags, der den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für die Übermittlung von Daten in Drittländer entspricht, oder eines anderen Datenübermittlungsmechanismus in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzvorschriften.

GMS kann nicht garantieren, dass personenbezogene Daten nicht an Gerichte, Verwaltungs-, Polizei-, Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden weitergegeben werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse dazu besteht. Die Entscheidung der vorgenannten Behörden kann sich auf die personenbezogenen Daten beziehen oder diese einschließen und öffentlich zugänglich gemacht werden.

VII. Ihre Rechte

Als Bewerber, der an dem Einstellungsverfahren teilnimmt, stehen Ihnen verschiedene Rechte zu. Diese Rechte sollen Ihnen die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten geben und umfassen

• Recht auf Auskunft - Sie haben das Recht, von GMS eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht, und, falls dies der Fall ist, Zugang zu den personenbezogenen Daten zu erhalten. Dazu gehört auch, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die gerade verarbeitet werden. Anträge auf Auskunft können abgelehnt werden, wenn die Daten Informationen enthalten, die die Rechte und Freiheiten anderer verletzen, oder wenn sie im Widerspruch zu den gesetzlichen Verpflichtungen von GMS stehen;
• Recht auf Berichtigung - Sollten Sie feststellen, dass die von GMS über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, von GMS die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten zu verlangen. Sollte es einen Streit über die Richtigkeit Ihrer Daten geben, verpflichtet sich GMS, diese Streitigkeiten umgehend zu prüfen und zu lösen, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten;
• Recht auf Löschung - Sie können unter bestimmten Bedingungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, oder wenn Sie Ihre Einwilligung, auf der die Verarbeitung beruht, widerrufen. GMS kann den Antrag auf Löschung ablehnen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, zur Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Recht auf Einschränkung personenbezogener Daten;
• Recht auf Datenübertragbarkeit;
• Recht auf Widerruf der Einwilligung - die Teilnahme am Einstellungsverfahren ist freiwillig, und Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne nachteilige Folgen zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung noch die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf der Grundlage anderer rechtmäßiger Gründe als der Einwilligung erfolgt;
• das Recht, bei der örtlichen Datenschutzbehörde eine Beschwerde oder ein Anliegen einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte verletzt worden sind.

Bedingungen und Beschränkungen

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Rechte nicht absolut sind und nach geltendem Recht Bedingungen oder Einschränkungen unterliegen können. Wenn beispielsweise die Ausübung eines dieser Rechte dazu führen könnte, dass personenbezogene Daten über eine andere Person offengelegt werden, oder wenn dadurch die Rechte eines Dritten verletzt werden, muss GMS möglicherweise Ihren Zugang einschränken oder die Anfrage ablehnen. GMS kann Anfragen auch ablehnen, wenn sie unbegründet sind, sich übermäßig wiederholen oder wenn der Zugang zu den angeforderten Informationen einen unverhältnismäßigen technischen Aufwand oder Kosten erfordert.

Beilegung von Streitigkeiten

Im Falle eines Rechtsstreits bezüglich Ihrer Anfrage oder der Richtigkeit Ihrer persönlichen Daten wird GMS einen transparenten Dialog mit Ihnen führen, um Ihre Bedenken auszuräumen. Wir werden Sie über die Maßnahmen informieren, die zur Beilegung der Streitigkeit ergriffen wurden, einschließlich der vorgenommenen Korrekturen oder der Gründe, warum die gewünschten Änderungen nicht vorgenommen wurden.

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

GMS verwendet keine automatisierten Entscheidungsfindungsprozesse, einschließlich Profiling, für die oben genannten Zwecke.

IX. Kontaktinformationen und Datenschutzbeauftragter

Für Anfragen oder Wünsche bezüglich Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter dataprotection@gms.net.