Wie man HR-Gespräche automatisiert und Onboarding-Erfahrungen verbessert

Das Personalwesen ist eine geschäftskritische strategische Funktion, und dennoch ist es häufig mit so viel administrativem Aufwand verbunden, dass die Mitarbeitenden ihre eigentlichen Kernprioritäten nicht verfolgen können. Eine aktuelle Studie von Gartner zeigt, dass der Anteil der HR-Führungskräfte, die sich in den späteren Phasen der GenAI-Implementierung befinden, im Januar 2025 bereits 61 % erreicht hat. 

Da HR-Abteilungen zunehmend mit wiederkehrenden administrativen Aufgaben überlastet sind, setzen sie verstärkt auf KI-gestützte Chatbots zur Prozessautomatisierung. Speziell programmierte HR-Chatbots werden als erste Anlaufstelle zwischen Mitarbeitenden und Personalabteilung eingesetzt. Sie automatisieren alltägliche HR-Gespräche und erhöhen dadurch die Agilität innerhalb der Abteilung. Gleichzeitig tragen sie dazu bei, das Employee Experience Management auf ein neues Niveau zu heben, indem sie Talentakquise und Onboarding verbessern und administrative sowie transaktionale Aufgaben des HR-Teams effizienter gestalten. Dadurch gewinnen Personalabteilungen wertvolle Kapazitäten zurück, die sie von administrativen Tätigkeiten auf strategische Aufgaben umverteilen können. So lassen sich die entscheidenden Prioritäten im HR-Bereich mit der nötigen Aufmerksamkeit und Wirkung adressieren. 

 
Talentakquise 

Eine erfolgreiche Talentakquisitionsstrategie erfordert sowohl organische Postings als auch bezahlte Werbung über eine Vielzahl von Kanälen. Dies kann eine enorme Anzahl von Bewerbungen generieren und das HR-Personal schnell überlasten. Um diesen Druck zu verringern, können Sie einen KI-Chatbot über Facebook, LinkedIn, WhatsApp, SMS oder Ihre Website einsetzen und die standardisierten Prozesse der Talentakquise automatisieren. 

Zu den größten Vorteilen gehört die Fähigkeit des Bots, mehrere Bewerber gleichzeitig zu betreuen, rund um die Uhr FAQs zu beantworten und Vorstellungsgespräche zu terminieren – und das alles ohne das Risiko menschlicher Fehler. Diese unbegrenzte Skalierbarkeit ist insbesondere in Branchen wie dem Tourismus von großem Wert, in denen saisonale Einstellungsspitzen auftreten. 

 
Self-Service Screening 

Nach Eingang der Bewerbung kann Ihr HR-Chatbot Kandidaten anhand von Qualifikationsfragen vorab prüfen, Lebensläufe nach relevanten Schlüsselbegriffen durchsuchen und Dokumente für Hintergrundüberprüfungen anfordern. Da die meisten Bewerbungsprozesse mindestens eine Kompetenzbewertung beinhalten, kann auch diese von Ihrem HR-Bot durchgeführt werden. Die Möglichkeit zum Self-Service und On-Demand-Support erleichtert es den Bewerbern, ihre Jobsuche flexibel mit ihrem bestehenden Arbeitsalltag zu vereinbaren.

 
Balanceakt 

Um den „War for Talent“ zu gewinnen, ist es entscheidend, den Einsatz von Chatbots mit menschlicher Interaktion auszubalancieren. Bewerber sollen einen Eindruck von der Unternehmenskultur erhalten und HR muss neben den Fähigkeiten auch die Persönlichkeit bewerten können. Die Automatisierung administrativer Aufgaben in der frühen Bewerbungsphase und die Reduzierung des Kandidatenpools von Hunderten auf eine engere Auswahl ermöglicht es der HR-Abteilung, sich im Vorstellungsgespräch auf eine exzellente individuelle Candidate Experience zu konzentrieren. 

 
Neueinstellungen im Gespräch halten 

85 % der Bewerber verlieren das Interesse an einer Stelle, wenn sie innerhalb einer Woche keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten. Dies vermittelt einen schlechten Eindruck von der Unternehmenskultur und kann den Ruf der Organisation schädigen, da Bewerber ihren Frust im persönlichen Umfeld oder in sozialen Medien äußern. Ihr KI-Chatbot kann hier die Lücken schließen, indem er den Eingang der Bewerbung bestätigt oder höflich und zeitnah informiert, wenn die Mindestanforderungen für die Position nicht erfüllt sind. Wichtig ist dabei, dass ein Bewerber zwar nicht für die aktuelle Stelle geeignet sein mag, aber möglicherweise für eine zukünftige Position infrage kommt oder jemanden kennt, der passt. Ein herausragendes Bewerbungserlebnis erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Weiterempfehlung erheblich. Für erfolgreiche Kandidaten kann der HR-Bot hilfreiche Erinnerungen zu Interviewterminen, Aufgaben oder Links zu Profilen der Gesprächspartner im Unternehmen versenden. 

 
Zwischen Zusage und Arbeitsbeginn 

Nach einer Zusage dauert es in der Regel ein bis drei Monate, bis der neue Mitarbeiter tatsächlich beginnt. Ihr HR-Chatbot ist ideal positioniert, um die Kandidaten in dieser Phase eingebunden zu halten, ohne aufdringlich zu wirken. Er kann offene Fragen beantworten, nützliche Ressourcen oder Links bereitstellen und bietet dabei sogar einen Vorteil: Manche neuen Mitarbeitenden schätzen die Anonymität, die ein Chatbot ermöglicht. Sie können beispielsweise sensible Fragen zu rechtlichen Themen, Diversität, Behinderung oder Disziplinarangelegenheiten stellen, ohne das Gefühl zu haben, die Zeit des HR-Teams oder der Führungskraft übermäßig zu beanspruchen. Für komplexere oder emotionale Themen, die der Chatbot nicht bewältigen kann, sollte er die Möglichkeit zur Eskalation an einen HR-Mitarbeiter bieten. Stellen Sie sicher, dass in der Unterhaltung stets ein CTA-Button verfügbar ist, um diese Option anzubieten, sodass sich Mitarbeitende unterstützt fühlen. 

 
Optimierung des Onboardings 

Bis zu 20 % der Neueinstellungen verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten 45 Tage, 33 % sogar nach sechs Monaten. Dies unterstreicht die Bedeutung eines effizienten, klar strukturierten Onboardings, das sich durch den Einsatz von Chatbots erheblich verbessern lässt. Dadurch werden HR und Führungskräfte entlastet und können sich darauf konzentrieren, neue Mitarbeitende schnell in das Team zu integrieren und ihnen ein Gefühl der Sicherheit in ihrer Rolle zu geben. Ihr Chatbot sollte regelmäßig Feedback einholen, um Daten über die Erfahrungen neuer Mitarbeitender zu sammeln. Bots mit Stimmungsanalyse können die Situation in Echtzeit einschätzen und sofort HR-Mitarbeiter einschalten, wenn Probleme auftreten. Wichtig ist zudem, dass der Bot anonymes Feedback von allen Neueinstellungen einholt, sodass Sie den Prozess kontinuierlich verbessern können.

 
Karriereentwicklung 

Auch nach der Einarbeitung kann Ihr KI-Chatbot die Mitarbeiterbindung und die Effizienz im HR weiter steigern. Die kontinuierliche Datenerhebung durch den Chatbot in allen Phasen der Mitarbeiterreise ermöglicht es HR, Faktoren wie Work-Life-Balance, Zufriedenheit und Loyalität zu überwachen, um die Belegschaft langfristig zu sichern. 41 % aller Beschäftigten geben an, dass Karrierechancen entscheidend für ihre Arbeitszufriedenheit sind. Damit gehört die berufliche Entwicklung zu den wichtigsten Aspekten der Unternehmenskultur. Sie ist außerdem ein zentrales Entscheidungskriterium für Bewerber, die ein Unternehmen umso attraktiver finden, wenn ein klarer Entwicklungs- und Karrierepfad erkennbar ist. 

 
Ein klarer Karrierepfad 

Ihr HR-Chatbot kann eine bedeutende Rolle in der Aus- und Weiterbildung spielen. Er kann Fragen zu Aufstiegsmöglichkeiten, optionalen Weiterbildungen oder jährlich erforderlichen Fortbildungen beantworten. 

Zudem sollte er in regelmäßigen Abständen Umfragen durchführen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Karrierewege verstehen und die nötigen Schulungen erhalten. Er kann Fragen stellen wie: „Wo sehen Sie sich in 12 Monaten?“ oder „Sind Sie zufrieden mit Ihrem Karrierepfad?“ Reagiert ein Mitarbeiter negativ, kann der Bot ihn zu entsprechenden Entwicklungsprogrammen weiterleiten oder ein Gespräch mit HR terminieren. Nach abgeschlossenen Schulungen können Mitarbeitende über den Bot zusätzliche Informationen anfordern, wenn bestimmte Themen noch unklar sind – das spart Zeit und Rechercheaufwand. 

 
Agiles Performance Management 

Jährliche oder sogar vierteljährliche Leistungsbeurteilungen sind ein veraltetes Instrument, um die Performance von Mitarbeitenden zu bewerten. Ihr HR-Chatbot kann dazu beitragen, dieses Modell durch ein agiles, fortlaufendes Performance-Management zu ersetzen, das auf regelmäßigen Feedbackschleifen basiert – wöchentlich oder monatlich durch Manager und Teammitglieder. Der Chatbot bietet dabei ein Medium, das weniger unpersönlich ist als Formulare und weniger konfrontativ wirkt als ein langes jährliches 1-zu-1-Gespräch. 

 
Fazit 

Für Unternehmen, die das Mitarbeitererlebnis verbessern, reibungsloses Onboarding sicherstellen, die Arbeitszufriedenheit erhöhen und HR-Prozesse effizienter gestalten wollen, sind KI-Chatbots eine ideale Lösung. Sie geben HR und Führungskräften unternehmensweite Transparenz sowie die Datenbasis, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Vor allem sparen Chatbots der HR-Abteilung Zeit und Kosten, sodass sich diese auf strategisch wertschöpfende Tätigkeiten und auf komplexe oder emotionale Mitarbeiteranliegen konzentrieren kann – Aufgaben, die nur ein empathischer Mensch lösen kann.